一、召开通知

1、在宝山区注册的公司召开股东会议需要提前发出召集通知。通常，通知应至少提前15天发送，以确保股东有足够的时间安排日程。

2、通知应包括会议时间、地点、议程、以及需要准备的文件和资料清单。

3、为了确保通知的有效性，可以通过邮件、快递或注册信函等方式发送，同时也可以在公司内部公告。

4、在通知中应明确说明参会方式，如是否允许代理投票或远程参会。

5、如果可能，还应提供联系人信息，以便股东有任何疑问或需要进一步信息时能够联系到相关人员。

二、会议准备

1、在会议召开前，公司秘书或相关负责人需要做好会议准备工作，包括准备会议议程、制作会议文件、确保会议场地和设备等。

2、对于涉及决策的议题，公司应提前准备相关的报告和数据，以便股东在会议上进行充分的讨论和决策。

3、确保会议场地和设备的正常运转，例如投影仪、音响设备等，以避免因技术问题影响会议进行。

4、在会议开始前，还需要准备好签到表和材料分发，确保会议记录的完整性和准确性。

5、对于需要投票表决的议题，还应准备好投票方式和票据。

三、会议程序

1、在会议开始时，由会议主持人主持会议，宣布会议开始并介绍议程。

2、按照议程顺序逐个讨论各项议题，确保每个议题都得到充分的讨论和表决。

3、在讨论各项议题时，应允许股东提出意见和建议，确保决策的民主性和透明度。

4、对于涉及重要决策的议题，可以邀请相关部门负责人或专家参与会议，提供专业意见。

5、在会议结束前，由主持人总结会议内容，确认各项决策结果，并提醒下一步的工作和责任。

四、会议记录和跟进

1、会议记录由公司秘书或指定人员负责，确保对会议过程和决策结果进行准确记录。

2、会议记录应包括会议时间、地点、参会人员名单、各项议题讨论内容和决策结果等。

3、会议记录应在会议结束后尽快整理完毕，并提交给公司领导和相关部门，以便后续工作的跟进和落实。

4、对于涉及重要决策的议题，还应及时向股东和相关方通报决策结果，并跟进相关工作的执行情况。

5、会议后应对会议进行评估，总结会议的优缺点，为下次会议的改进提供参考。

通过以上方面的详细阐述，我们可以清晰地了解在宝山区注册公司的股东会议如何召开。从召开通知、会议准备、会议程序到会议记录和跟进，每个环节都需要严格执行，以确保会议的顺利进行和决策的合法有效。

总的来说，宝山区注册公司的股东会议是一个重要的决策平台，通过充分的讨论和民主表决，可以推动公司的发展和壮大。希望公司能够在未来的股东会议中进一步完善会议制度，提高会议的效率和决策的科学性，为公司的长远发展保驾护航。