一、明确通知对象<

1. 需要明确哪些是合资公司的利益相关方。这通常包括公司股东、董事会成员、高级管理人员、主要债权人、供应商、客户、员工以及监管机构等。

2. 对于不同类型的利益相关方，通知的方式和内容可能有所不同，因此需要分类整理。

3. 确保所有相关方的信息都是最新和准确的，以便能够有效通知。

二、制定通知计划

1. 根据利益相关方的分类，制定详细的沟通计划。

2. 确定通知的时间表，确保在董事调整完成后尽快通知。

3. 选择合适的沟通渠道，如电子邮件、电话、信函或在线公告等。

三、撰写通知内容

1. 准备一份正式的董事调整通知函，包括调整的原因、新董事的背景信息、调整生效日期等。

2. 确保通知函内容清晰、准确，避免产生误解。

3. 如果董事调整涉及公司治理结构的重大变化，应详细说明其对公司运营和利益相关方的影响。

四、发送通知

1. 通过电子邮件、信函或电话等方式，将通知函发送给每位利益相关方。

2. 对于重要利益相关方，如股东和监管机构，可以通过快递或专人送达的方式确保通知的及时性和正式性。

3. 在发送通知时，记录发送时间、接收人信息以及回复情况，以便后续跟进。

五、跟进确认

1. 在发送通知后，及时跟进确认利益相关方是否已收到通知。

2. 对于未收到通知的方，应再次发送或采取其他方式确保其收到。

3. 对于有疑问或需要进一步解释的利益相关方，应提供必要的帮助和解答。

六、更新公司内部记录

1. 将董事调整通知的发送情况记录在公司内部文件中，包括发送日期、方式、接收人等信息。

2. 更新公司章程、股东名册、董事会成员名单等相关文件，确保所有记录与实际情况一致。

3. 将董事调整通知的副本存档，以备未来查询。

七、后续沟通与支持

1. 在董事调整后，保持与利益相关方的沟通，解答他们可能提出的问题。

2. 根据董事调整后的新情况，提供必要的支持和协助，确保公司运营的平稳过渡。

3. 定期向利益相关方报告公司最新动态，增强他们的信心和信任。

结尾：

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